Vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon is iemand waarbij werknemers binnen een bedrijf terecht kunnen wanneer zij geconfronteerd worden met ongewenst gedrag. Het kan hierbij gaan om geweld, agressie, ongewenste intimiteiten, pestgedrag, discriminatie of integriteitskwesties.

De rol van de vertrouwenspersoon valt onder de Arbowet. Bedrijven hebben nog geen wettelijke verplichting om een vertrouwenspersoon aan te stellen, maar de inspectie SZW ziet er wel op toe in organisaties dat de opvang van medewerkers die last hebben van ongewenste omgangsvormen is geborgd.

Welke taken heeft een vertrouwenspersoon?

De drie Hoofdtaken van een vertrouwenspersoon zijn:

– Opvang en begeleiding van de medewerker (ook wel de melder genoemd);

– Signaleren en adviseren;

– Presenteren en informeren.

Deze drie Hoofdtaken zijn vervolgens weer onder te verdelen in:

Opvang & begeleiding:

– Opvangen van de melder en deze ruimte geven voor het verhaal en de emotie;

– Meedenken over mogelijke stappen;

– Begeleiden en nazorg;

– Eventueel doorverwijzen.

Signaleren & adviseren:

– Signaleren van misstanden of ongewenst gedrag binnen de organisatie;

– Adviseren van de directie of leidinggevende(n).

Presenteren & Informeren:

– Voorlichting geven aan medewerkers over de functie van de vertrouwenspersoon en wanneer deze ingeschakeld kan worden;

– Registreren van meldingen;

– Het maken van een jaarverslag.

Hoe verder met de situatie?

Nadat het verhaal en de emoties alle benodigde ruimte hebben gekregen, maakt de vertrouwenspersoon de stap naar: hoe nu verder met de situatie? Wat is het scala van keuzemogelijkheden? Wat zijn de voor- en nadelen van de verschillende keuzes? Op deze manier wordt de melder geholpen met het maken van de keuze  die hem of haar het beste past.

Begeleiding en nazorg

De vertrouwenspersoon begeleidt de melder tijdens het hele proces bij de stappen die de melder zet. De vertrouwenspersoon neemt de regie niet over, de melder kiest de stappen, de melder voert het woord, de vertrouwenspersoon staat naast de melder.

Nazorg betekent dat de vertrouwenspersoon na de afronding van de situatie, na verloop van tijd nog eens aan de melder vraagt: hoe gaat het nu? Het kan zijn dat het ogenschijnlijk goed lijkt te zijn afgerond maar dat het ongewenste gedrag toch onderhuids verder gaat of dat melder andere nadelige gevolgen ondervindt.
Sowieso voelt een melder zich doorgaans zeer erkend door de vraag: Hoe gaat het nu?

Doorverwijzen

De vertrouwenspersoon-functie is nadrukkelijk bedoeld voor de opvang en begeleiding bij ongewenste omgangsvormen en integriteit. Niettemin zal de vertrouwenspersoon ook een luisterend oor bieden als er sprake is van privéproblemen, arbeidsconflicten, te hoge werkdruk, reorganisatie of misstanden en onregelmatigheden.

Regelmatig blijken ongewenste omgangsvormen namelijk door een arbeidsconflict, reorganisatie-probleem of probleem van te hoge werkdruk heen te lopen. De medewerker wordt bijvoorbeeld geïntimideerd door leidinggevende omdat hij aan de orde stelt dat hem een interessante taak is toegezegd, maar dat die klus nu naar een collega gaat.

In zulke situaties begeleidt de vertrouwenspersoon de melder daar waar het gaat om de intimidatie (de bejegening) maar niet bij het conflict om de beloofde taak (het arbeidsconflict). Wanneer de melder bij een arbeidsconflict, reorganisatie-probleem of te hoge werkdruk specifieke hulp nodig heeft, dan verwijst de vertrouwenspersoon hem door.

Hij inventariseert wat voor de melder belangrijke criteria zijn, schetst de verschillende keuzemogelijkheden en helpt de melder om een passende keuze te maken.

Signaleren van ongewenst gedrag door de vertrouwenspersoon

Signaleren wil niet zeggen dat de vertrouwenspersoon gaat surveilleren in de organisatie en rond speurt of er ongewenste omgangsvormen of integriteitsschendingen plaatsvinden.

De interne vertrouwenspersoon heeft wel zijn antennes uitstaan of de grappen over de collega steeds dezelfde collega treft of dat er structureel sprake is van een roddelcultuur of onveilige aanspreekcultuur of dat cruciale voorschriften niet worden nageleefd of dat er structureel met declaraties wordt gerommeld. De vertrouwenspersoon geeft dit signaal af in de organisatie bij leidinggevenden of management.
Daar ligt immers de hoofdverantwoordelijkheid om zorg te dragen voor een veilige werkplek.

Vertrouwenspersoon en voorlichting

Het beleid op papier moet leiden tot een veilige werkplek in de praktijk. Het moet geïmplementeerd worden en ‘levend’ worden gehouden in de organisatie. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de werkgever, die dit delegeert aan leidinggevenden. De vertrouwenspersoon vervult hierin een ondersteunende rol.

Registreren van meldingen

De vertrouwenspersoon registreert de meldingen van ongewenste omgangsvormen, integriteitsschendingen en overige zaken en zal deze opnemen in het jaarverslag.

Jaarverslag

De vertrouwenspersoon schrijft jaarlijks een jaarverslag, daarin worden het aantal en de aard van de meldingen per categorie opgenomen. Daarnaast kunnen trends worden opgenomen en onderwerpen die aandacht behoeven vanuit de adviserende rol.

Bescherming van de melder

De melder moet ook beschermd worden zodat deze geen nadelige gevolgen ondervindt van zijn melding, Hij is ook zelf de probleemeigenaar en verantwoordelijk  voor de keuze of hij er wel of niet iets aan wil doen.

De melder bepaalt het tempo en welke weg hij zelf gaat bewandelen en welke ondersteuning hij daarbij nodig acht. De melder kan er ook voor kiezen alleen zijn verhaal te vertellen en er verder niets mee te doen. Dat de melder de regie heeft betekent niet dat hij een opdracht kan geven om zijn probleem voor hem op te lossen.

Bij ongewenste omgangsvormen wordt er met name schade gedaan aan de melder zelf. De melder is de probleemeigenaar. De melder heeft de regie.

Bij misstanden wordt er met name schade gedaan aan de organisatie. Niet alleen de melder, maar ook de organisatie is dan probleemeigenaar.

Vertrouwelijk melden van misstanden binnen een organisatie

Een melder kan misstanden ook vertrouwelijk melden: de naam van de melder is dan alleen bekend bij de vertrouwenspersoon. Er wordt eerst gekeken of er inderdaad een redelijk vermoeden is van een misstand. Indien dat het geval is wordt de melding op schrift gezet en doorgezet naar de organisatie.

Vertrouwenspersoon via Werkcontact

Heeft u behoefte aan een vertrouwenspersoon binnen uw organisatie? Heeft u bijvoorbeeld vragen over een lopend probleem binnen uw organisatie of heeft u nog geen protocol vertrouwens- persoon, neem dan gerust contact met ons op. Onze gecertificeerde vertrouwenspersonen helpen u graag verder!

Een vertrouwenspersoon moet natuurlijk altijd te vertrouwen zijn.

Contact

Werkcontact B.V.

088-033 08 80 (vragen naar Joep Herni)

E-mail: info@werkcontact.nl

Of klik hier voor her contactformulier wanneer u liever hebt dat wij contact met u opnemen.

Werkcontact is aangesloten bij OVAL.

Collectieve vertrouwenspersoon

Speciaal voor kleinere bedrijven en organisaties biedt Werkcontact de mogelijkheid gebruik te maken van de collectieve vertrouwenspersoon. De collectieve vertrouwenspersoon werkt voor meerdere kleine bedrijven of organisaties. Op deze manier kunnen de deelnemers de kosten delen en de administratieve lasten verminderen. Lees meer>>

Rol vertrouwenspersoon 

De onderstaande uitgangspunten gelden in het algemeen voor de rol van vertrouwenspersoon, dus zowel voor de rol van de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen als voor de rol van vertrouwenspersoon integriteit:

– Alles is vertrouwelijk (tenzij);

– De vertrouwenspersoon staat naast de melder;

– De melding of het probleem wordt niet overgenomen;

– Begeleiden, nazorg en bescherming is van toepassing.

Het is niet de rol van de vertrouwenspersoon om de regie van de melder over te nemen en de leidinggevende duidelijk te maken dat het gedrag door de melder als ongewenst wordt ervaren. Hij treedt dan als vertrouwenspersoon buiten de kaders van de functie.

Vertrouwenspersonen voelen soms de verleiding dit te doen omdat zij de melder graag willen helpen en de situatie op willen lossen. Het is een valkuil. De vertrouwenspersoon loopt onder andere het risico dat als het gesprek met de leidinggevende een andere uitkomst heeft dan melder had gehoopt, de situatie zelfs kan verergeren. De melder kan dan het gevoel hebben dat de vertrouwenspersoon het fout heeft gedaan en onnodig schade heeft aangericht. De melder kan het vertrouwen in de vertrouwenspersoon kwijt raken. Een ander mogelijk risico is dat de vertrouwenspersoon van de leidinggevende zaken hoort over de melder die het lastig maken om naast de melder te staan.

LVV Erkend

Joep Herni is de vertrouwenspersoon van Werkcontact. Joep is gecertificeerd conform de door de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) opgestelde eisen.

De LVV is de beroepsvereniging van vertrouwenspersonen.

Joep Herni, LVV Erkend Vertrouwenspersoon